Surat peringatan (SP) diartikan sebagai pemberitahuan tertulis yang dikeluarkan oleh pemberi kerja atau perusahaan kepada karyawan untuk menyelesaikan kesalahan mereka atau kinerja yang buruk dan menentukan konsekuensi perbaikan di masa depan. Pengusaha dapat memberikan satu, dua dan tiga surat peringatan, yang dapat digunakan sebagai alasan untuk memecat pekerja. Berikut contoh surat peringatan pada setiap tahap yang bisa diikuti.
Regulasi tentang Surat Peringatan Kerja
Regulasi tentang surat peringatan kerja tercantum dalam Pasal 151 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang menjelaskan bahwa pengusaha sebagai pemberi kerja, serikat pekerja dan pemerintah berupaya agar jangan sampai terjadi pemutusan hubungan kerja sepihak.
Sehingga, karyawan harus diberikan surat peringatan jika melakukan kesalahan dan perusahaan tidak dapat melakukan pemberhentian pekerja secara mendadak. Mengacu pada Pasal 161 UU Ketenagakerjaan memuat hal-hal yang menjelaskan jika karyawan yang melakukan pelanggaran yang diatur dalam perjanjian kerja dapat diberhentikan oleh perusahaan setelah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut. Surat peringatan tersebut berlaku maksimal 6 bulan kecuali ditentukan dalam perjanjian kerja bersama.
Contoh Surat Peringatan Tahap 1
PT Hoki Mega Nusantara
Ruko Bunga Melati Kav. 2, A-5, Surabaya
Telp. (0278) 123654
Nomor: SP/001/08/2020
Lampiran:1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Rama
Staff Pemasaran PT Hoki Mega Nusantara
Di Tempat.
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 12 Agustus 2020, dengan ini Direktur PT Hoki Mega Nusantara menginformasikan.
- Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Hoki Mega Nusantara. Kinerja Saudara Rama selama bekerja sebagai staff pemasaran dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.
- Saudara Rama tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.
- Oleh karenanya Saudara Rama diberikan Teguran Tertulis.
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 13 Agustus 2020
PT Hoki Mega Nusantara
Ricky
Direktur Utama
Contoh Surat Peringatan Tahap 2
PT Kueku Maju Jaya
Ruko Bunga Melati Kav. 2, A-6, Surabaya
Telp. (0278) 123546
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor : 010/SP/XI/2020
Surat ini ditujukan kepada
Nama : Saputri
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Batu 12 Surabaya
Bersama dengan surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama (SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada Saudari Saputri. Namun, Saudari Saputri tidak kunjung memberikan respon positif atas surat peringatan tersebut.
Supaya Saudari Saputri dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni :
- Pemotongan gaji sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 2 bulan.
- Tidak diperkenankan untuk menggunakan inventaris perusahaan berupa kendaraan.
Apabila teguran Surat Peringatan 2 ini juga tidak direspon dengan baik, maka dari itu perusahaan akan mengeluarkan SP-3 yang berarti pemberhentian pekerjaan secara sepihak.
Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan supaya dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari Saputri diharapkan agar memperbaiki diri.
Surabaya, 23 November 2020
PT Kueku Maju Jaya
Adam
Direktur
Contoh Surat Peringatan Tahap 3
PT Hati Maju Jaya
Ruko Bunga Melati Kav. 2, A-4, Surabaya
Telp. (0278) 123645
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor : 011/SP3/XII/2020
Surat Peringatan Ke tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:
Nama : Putri Dea
Jabatan : Customer Service
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Saudari Putri Dea selama bekerja.
Kami memohon maaf karena terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudari. Keputusan ini dibuat supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.
Sehubungan dengan ini pula, honor Saudari Putri Dea diberikan pada akhir bulan tanggal 29 Desember 2020.
Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.
Jakarta, 17 Desember 2020
PT Hati Maju Jaya
Ruth Budi
Direktur
Selain surat peringatan, temukan tips karir lainnya dari NU Career. Jangan lupa kunjungi situs resmi NU Career di https://www.nucareer.id/ untuk mencari beragam lowongan pekerjaan terbaik.